Sổ quỹ họ ghi tay trong cuốn vở học trò, mỗi năm đọc một lần vào ngày giỗ Tổ, là cảnh quen thuộc của rất nhiều dòng họ. Sổ dễ thất lạc, con cháu ở xa không được xem, người giữ quỹ thì ngại bị hiểu nhầm. Tính năng Tài sản dòng họ trên Phả Tuệ – Gia Phả 4.0 đưa toàn bộ việc này lên một sổ sách số: quỹ tiền thu chi có số phiếu, chiến dịch kêu gọi công đức có tiến độ và bảng vinh danh, hiện vật như nhà thờ họ, ruộng hương hoả, đồ thờ có hồ sơ và ảnh. Cả họ cùng xem, người được giao quyền mới được ghi.
Bài viết hướng dẫn từng phần theo đúng thao tác trong ứng dụng, ảnh chụp trên bản web app.phatue.vn với gia phả mẫu “Gia phả họ Nguyễn Hữu”. Các con số, phiếu thu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ.
Nội dung chính
- Màn Tài sản dòng họ gồm những gì
- Ai được xem, ai được ghi sổ
- Ghi sổ quỹ tiền: phiếu thu, phiếu chi
- Mở chiến dịch công đức
- Quản lý hiện vật: nhà thờ, ruộng họ, đồ thờ
- Cài đặt quỹ: tài khoản nhận tiền, người phụ trách, kế hoạch chi
- Công khai sổ quỹ trước họ
- Câu hỏi thường gặp
Màn Tài sản dòng họ gồm những gì
Trên thẻ gia phả, bấm nút Tài sản (dòng chữ “Quỹ tiền, hiện vật, chiến dịch”). Đầu trang là thẻ Tổng tài sản dòng họ cộng cả quỹ tiền lẫn giá trị hiện vật, bên dưới là ba tab:
- Quỹ tiền: đã thu, đã chi trong tháng, biểu đồ dòng tiền 6 tháng gần nhất, kế hoạch chi của năm và danh sách giao dịch lọc theo Tất cả / Thu vào / Chi ra.
- Hiện vật: tài sản của họ xếp theo nhóm, có giá trị ước tính, nơi đặt, người trông giữ và giấy tờ.
- Chiến dịch: các đợt kêu gọi đóng góp với mục tiêu, tiến độ phần trăm và số người đã góp.
Mọi việc nhập liệu đi qua một nút duy nhất là Ghi sổ trên thẻ tổng: chọn loại sổ cần ghi là Quỹ tiền, Hiện vật hay Chiến dịch. Hai biểu tượng góc phải trên: con mắt để ẩn các con số (hiện thành ••••) khi đưa máy cho người khác xem, và bánh xe để mở Cài đặt quỹ họ.
Ai được xem, ai được ghi sổ
- Xem: mọi tài khoản đã được cấp quyền vào gia phả đều xem được sổ quỹ, chiến dịch và hiện vật. Minh bạch là mục đích chính của tính năng này.
- Ghi sổ: chủ gia phả và Biên tập viên. Muốn giao việc thủ quỹ cho ai, hãy nâng tài khoản người đó lên Biên tập viên theo hướng dẫn trong bài chia sẻ và phân quyền.
- Phiếu không sửa được sau khi vào sổ. Mỗi phiếu ghi tên người ghi sổ và thời điểm; ghi nhầm thì lập phiếu điều chỉnh mới, lịch sử cũ vẫn còn nguyên. Đây chính là điều khiến sổ quỹ đáng tin với cả họ.
Ghi sổ quỹ tiền: phiếu thu, phiếu chi
- Bấm Ghi sổ → chọn Quỹ tiền (“Ghi một khoản thu vào hoặc chi ra”).
- Chọn Thu vào hoặc Chi ra.
- Nhập số tiền, hoặc bấm nhanh các nút 200k, 500k, 1tr, 5tr, 20tr.
- Chọn ngày ghi sổ (mặc định hôm nay, không ghi trước cho ngày tương lai).
- Nộp vào (phiếu thu, khi họ đang có chiến dịch): chọn đúng chiến dịch hoặc Quỹ chung của họ.
- Người nộp: gõ vài chữ để tìm ngay trong con cháu của cây gia phả (gợi ý kèm đời thứ mấy), hoặc gõ tên người ngoài họ, khách công đức.
- Hình thức: Chuyển khoản hoặc Tiền mặt. Chuyển khoản thì chọn tài khoản nhận, nếu quỹ đã khai báo tài khoản.
- Bật Ghi ẩn danh nếu người nộp không muốn nêu tên: cả họ thấy “Ẩn danh”, riêng chủ cây và Biên tập viên vẫn thấy tên thật.
- Đính kèm ảnh biên lai, ảnh chụp chuyển khoản nếu có.
- Bấm Ghi vào sổ. Ứng dụng tự cấp số phiếu theo năm dạng GS-2026-0001, riêng cho từng gia phả.
Với phiếu chi, sau số tiền và ngày là: hạng mục chi theo kế hoạch năm (nếu đã lập, kèm số đã chi trên kế hoạch), nội dung chi như “Đặt 12 mâm cỗ giỗ cụ Tổ”, người nhận tiền, nguồn chi là tài khoản nào của quỹ, và ảnh hoá đơn, chứng từ.
Mở chiến dịch công đức
Việc lớn của họ như trùng tu từ đường, sửa mộ tổ, in gia phả hay tổ chức giỗ Tổ thường cần một đợt kêu gọi riêng. Bấm Ghi sổ → Chiến dịch (“Mở, cập nhật hoặc đóng chiến dịch”) và điền:
- Tên chiến dịch, ví dụ “Trùng tu mái Từ đường”.
- Mục tiêu quyên góp và thời hạn từ ngày nào đến ngày nào (mặc định 60 ngày).
- Tài khoản nhận tiền cho chiến dịch, nếu quỹ họ đã khai báo tài khoản trong Cài đặt.
- Mô tả gửi con cháu: lý do, hạng mục cần làm, mong muốn của họ.
- Hiện bảng công đức để vinh danh người đóng góp, và Đánh dấu Ưu tiên để chiến dịch nổi bật với nhãn Ưu tiên.
Bấm Mở chiến dịch, cả họ nhận thông báo ngay. Đóng góp cho chiến dịch vẫn ghi qua Ghi sổ → Quỹ tiền → Thu vào, tiến độ tự cộng. Thẻ chiến dịch trong tab Chiến dịch hiện số đã quyên trên mục tiêu, phần trăm, số người đã góp và số ngày còn lại; nhãn Đã đủ khi đạt mục tiêu, Đã kết toán khi đóng. Bên dưới là bảng Công đức nổi bật. Hệ thống tự nhắc cả họ khi chiến dịch còn 7 ngày, còn 1 ngày và khi đạt mục tiêu.
Muốn gia hạn, nâng mục tiêu hay kết thúc đợt quyên góp, vào Ghi sổ → Chiến dịch → Cập nhật · đóng: chọn chiến dịch, rồi chọn Đổi mục tiêu, thời hạn (nhắc hạn tự dời theo) hoặc Đóng chiến dịch (kết toán, tiền dư chuyển về quỹ chung).
Quản lý hiện vật: nhà thờ họ, ruộng hương hoả, đồ thờ
Đây là phần sổ quỹ giấy gần như không làm được. Bấm Ghi sổ → Hiện vật (“Thêm mới hoặc ghi giảm tài sản”) để lập hồ sơ cho từng tài sản:
- Tên hiện vật, ví dụ “Bộ hoành phi câu đối gian giữa”.
- Nhóm tài sản: bốn nhóm có sẵn là Đất hương hoả; Từ đường, công trình; Đồ thờ, tự khí; Sắc phong, di vật. Chọn Khác... để tự đặt nhóm mới như “Ruộng họ”, “Gia phả cổ”; nhóm tự đặt sẽ được gợi ý lại lần sau.
- Giá trị ghi sổ (cộng thẳng vào tổng tài sản dòng họ) và số lượng, đơn vị (bộ, cái, m²…).
- Nơi lưu giữ (từ đường, nhà trưởng họ…), người trông giữ, nguồn gốc (mua từ quỹ, hộ công đức, thừa kế…), tình trạng giấy tờ (sổ đỏ đứng tên họ, giấy viết tay…).
- Đính kèm ảnh hiện vật, giấy tờ, biên bản kiểm kê.
Khi một hiện vật hư hỏng, được thanh lý hay bị mất, chuyển sang Ghi giảm ngay trong form này: chọn hiện vật, lý do (Hư hỏng không dùng được, Thanh lý, chuyển nhượng hoặc Mất mát, thất lạc), giá trị ghi giảm và biên bản của họ (số biên bản, ngày họp). Hiện vật chuyển sang mục Đã ghi giảm chứ không bị xoá; nếu thanh lý có tiền thu về, ứng dụng nhắc ghi thêm một phiếu thu để sổ quỹ cân.
Cài đặt quỹ: tài khoản nhận tiền, người phụ trách, kế hoạch chi
Bấm biểu tượng bánh xe ở góc phải trên để mở Cài đặt quỹ họ:
- Tài khoản nhận tiền: chọn ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản và mục đích (quỹ chung, chiến dịch trùng tu…). Ứng dụng tự sinh mã VietQR để con cháu quét và chuyển khoản, người chuyển tự nhập số tiền. Có thể lưu nhiều tài khoản và đặt một tài khoản mặc định.
- Người phụ trách: danh bạ trưởng họ, thủ quỹ, thư ký kèm số điện thoại để cả họ biết liên hệ ai.
- Kế hoạch chi năm: các hạng mục như Giỗ Tổ và lễ tiết, Khuyến học… với số tiền dự kiến; tab Quỹ tiền sẽ so chi thực tế với kế hoạch.
Công khai sổ quỹ trước họ
Cuối tab Quỹ tiền có mục Sổ quỹ công khai với nút Xuất PDF: bảng thu chi đầy đủ để in ra đọc trong buổi họp họ hay ngày giỗ Tổ. Người ở xa không cần chờ bản in, mở ứng dụng là thấy cùng số liệu.
Câu hỏi thường gặp
Ghi nhầm số tiền thì sửa thế nào?
Phiếu đã vào sổ không sửa được, để không ai âm thầm thay đổi số liệu. Hãy lập một phiếu điều chỉnh mới (ví dụ phiếu chi hoàn lại phần ghi thừa) và ghi rõ lý do; cả họ đều thấy cả phiếu cũ lẫn phiếu điều chỉnh.
Con cháu có chuyển tiền trực tiếp qua ứng dụng không?
Không. Tiền vẫn chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng của quỹ họ bằng mã VietQR; Phả Tuệ không giữ tiền. Thủ quỹ đối chiếu sao kê rồi ghi phiếu thu kèm ảnh chuyển khoản.
Sổ quỹ cũ đã ghi trong ứng dụng có còn không?
Còn. Toàn bộ dữ liệu của màn Quỹ họ trước đây đã được chuyển sang Tài sản dòng họ và đối chiếu khớp từng dòng, kể cả ảnh chứng từ.
Tính năng này có mất phí không?
Không. Ghi sổ quỹ, mở chiến dịch, quản lý hiện vật và xuất sổ quỹ công khai đều miễn phí.
Đọc tiếp trong loạt hướng dẫn
- Nhập gia phả từ Excel, Word: dựng cây phả hệ online miễn phí
- Vẽ phả đồ dòng họ đẹp trên máy tính, xuất PDF in khổ lớn
- Chia sẻ gia phả cho người thân và phân quyền Biên tập viên
- Lịch giỗ, sự kiện dòng họ và xem ngày tốt xấu
Mở app.phatue.vn, chọn gia phả và bấm Tài sản để ghi phiếu đầu tiên cho quỹ họ.