Nhiều dòng họ đã có sẵn gia phả: một cuốn chép tay của cụ trưởng tộc, một file Excel ai đó gõ từ năm nào, hay một bản Word kể lại từng đời. Cái khó là chuyển những tư liệu ấy thành cây phả hệ để cả họ cùng xem mà không phải gõ lại từng người.
Bài này hướng dẫn chi tiết 3 cách lập gia phả trên Phả Tuệ – Gia Phả 4.0: nhập file Excel theo mẫu, để AI đọc file Word hoặc Excel bất kỳ, và tạo thủ công. Cả ba cách đều miễn phí. Ảnh minh hoạ được chụp trên bản web app.phatue.vn với một dòng họ mẫu gồm 36 người, 6 đời; bản Android, iOS và Windows có cùng các bước.
Nội dung chính
- Chọn cách nhập phù hợp
- Chuẩn bị tư liệu trước khi nhập
- Cách 1: Nhập gia phả từ file Excel mẫu
- Cách 2: Để AI đọc file Word, Excel bất kỳ
- Cách 3: Tạo thủ công, thêm từng người
- Kiểm tra và hoàn thiện cây sau khi nhập
- Câu hỏi thường gặp
Chọn cách nhập phù hợp với tư liệu bạn đang có
Trên màn hình Gia phả, bấm Lập Gia Phả, ứng dụng hỏi bạn muốn khởi tạo cây theo cách nào. Bảng dưới giúp chọn nhanh:
| Cách nhập | Phù hợp khi | Độ chính xác | Chi phí |
|---|---|---|---|
| File Excel mẫu | Đã có danh sách dạng bảng, hoặc sẵn sàng điền lại theo cột | 100% — nối quan hệ bằng mã số, không qua AI | Miễn phí |
| AI đọc file | Có bản Word văn xuôi (“Cụ A sinh được ba người con…”) hoặc Excel không theo mẫu | Cao, cần xem lại bản xem trước | Miễn phí, tối đa 200 người mỗi lần |
| Tạo thủ công | Dòng họ nhỏ, chưa có tư liệu số, muốn nhập dần | Tuỳ người nhập | Miễn phí |
Chuẩn bị tư liệu trước khi nhập
Dù chọn cách nào, dành 10 phút sắp lại tư liệu theo mấy quy ước dưới đây sẽ giúp cây dựng đúng ngay lần đầu:
- Đời thứ: thuỷ tổ là đời 1, con của đời 1 là đời 2, cứ thế tăng dần. Vợ hoặc chồng cùng đời với người trong họ.
- Đinh và dâu, rể: người sinh ra trong họ (đinh) nối với cha mẹ; người kết hôn vào họ (dâu, rể) chỉ nối với vợ hoặc chồng của mình.
- Ngày tháng: ghi dạng ngày/tháng/năm. Không nhớ ngày thì ghi riêng năm cũng được.
- Tên đầy đủ: ghi họ tên đầy đủ, tên tự hay tên hiệu để ở cột riêng (Tên khác) để tìm kiếm cho dễ.
Cách 1: Nhập gia phả từ file Excel mẫu (chính xác 100%)
Đây là cách nên dùng nhất nếu tư liệu của bạn đã ở dạng bảng. Cây được dựng trực tiếp từ mã số trong file, không đoán tên, nên hai người trùng tên cũng không bị nhầm cha con.
Bước 1: Mở màn “Tạo bằng file mẫu Excel”
- Vào tab Gia phả, bấm Lập Gia Phả.
- Chọn Tạo bằng file mẫu Excel.
- Bấm Tải file mẫu Excel để lấy file “Gia Phả Mẫu - Phả Tuệ.xlsx” về máy.
Bước 2: Điền dữ liệu vào file mẫu
Mỗi người là một dòng. Cột Mã GP là số thứ tự bạn tự đặt (1, 2, 3…), không trùng nhau. Quan hệ gia đình được nối bằng chính các mã này:
| Cột | Điền gì | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Mã GP | Số duy nhất của từng người | Có |
| Họ tên | Họ và tên đầy đủ | Có |
| Đời thứ | Thuỷ tổ = 1, con của đời N là đời N+1 | Có |
| Giới tính | Nam hoặc Nữ | Nên có |
| Ngày Sinh, Ngày mất (Dương lịch) | ngày/tháng/năm hoặc chỉ năm | Không |
| Mã GP Cha, Mã GP Mẹ | Mã GP của cha, mẹ. Để trống với thuỷ tổ và dâu, rể | Có với người trong họ |
| Mã GP Vợ/Chồng | Chỉ điền cho dâu, rể: mã của người trong họ mà họ kết hôn cùng | Có với dâu, rể |
| Tên khác, Nghề nghiệp, Học vấn, Địa chỉ, Tiểu sử, Thờ cúng tại, Mộ táng… | Thông tin thêm, điền được đến đâu hay đến đó | Không |
Mẹo: file mẫu dùng chung định dạng với nút Xuất dữ liệu của ứng dụng. Với cây đã có, bạn có thể xuất ra Excel, sửa hoặc bổ sung hàng loạt trên máy tính, rồi nhập lại thành cây mới mà không tốn xu.
Bước 3: Nhập theo mẫu và xem trước
Quay lại màn “Tạo bằng file mẫu Excel”, bấm Nhập theo mẫu và chọn file vừa điền. Ứng dụng không lưu ngay mà mở màn Xem trước cây gia phả:
- Dòng tổng ghi số người và số đời đọc được, ví dụ “Tổng: 36 người · 6 đời”.
- Mỗi người hiện đời thứ, ngày sinh – mất và quan hệ đã nối: Thuỷ tổ / gốc, Con của…, Dâu/rể của…. Nhìn vào đây là biết ngay dòng nào điền sai mã.
- Bấm biểu tượng bút để sửa, thùng rác để bỏ một người trước khi lưu.
- Nhập Tên gia phả và Người tạo ở đầu trang.
Bước 4: Xác nhận và lưu cây
Bấm Xác nhận & Lưu cây. Cây mới xuất hiện ở đầu tab Gia phả với số đời, số thành viên và các lối vào chức năng: Phả Hệ, Cây Phả Hệ, Tạo Tác Phả Đồ, Tài sản, Sự kiện, Chia sẻ…
Nếu file thiếu cột bắt buộc, ứng dụng báo “File chưa đúng mẫu” và gợi ý tải lại file mẫu. Hãy giữ nguyên tên các cột trong dòng tiêu đề, chỉ thêm dữ liệu vào các dòng bên dưới.
Cách 2: Để AI đọc file Word hoặc Excel bất kỳ
Không phải dòng họ nào cũng có bảng tính gọn gàng. Nhiều bản gia phả được viết theo lối văn xuôi: “Ông Nguyễn Hữu Lộc lấy bà Lê Thị Thục, sinh được Nguyễn Hữu Đức, Nguyễn Hữu Tâm và Nguyễn Thị Mai…”. Với loại tư liệu này, tính năng Tạo cây gia phả bằng AI sẽ đọc chữ, tách từng đời, nhận ra quan hệ cha – con – vợ chồng rồi dựng thành cây.
Giới hạn cần biết:
- Hỗ trợ Excel (.xlsx) và Word (.docx), mỗi tệp tối đa 5MB. Không đọc ảnh chụp hay PDF, ảnh chèn trong tệp cũng bị bỏ qua.
- Tối đa 200 người mỗi cây. Dòng họ lớn hơn nên tách tệp theo từng chi, tạo mỗi chi một gia phả rồi ghép lại sau.
- Hoàn toàn miễn phí. Tài khoản thường tạo được 5 cây mỗi ngày bằng AI, tài khoản Phả Sư không giới hạn.
Các bước tạo cây bằng AI
- Bấm Lập Gia Phả → Tạo bằng AI (Excel / Word).
- Bấm Chọn tệp Excel / Word, chọn file phả ký của dòng họ.
- Bấm Phân tích. Sau vài giây, thẻ Ước lượng cho biết số người, số đời và tên thuỷ tổ AI tìm thấy.
- Bấm Tạo cây gia phả (Miễn phí). AI trích từng người rồi mở màn xem trước giống hệt Cách 1.
- Kiểm tra kỹ, sửa chỗ chưa đúng, rồi bấm Xác nhận & Lưu cây.
AI làm việc nhanh (bản phả ký 36 người trong ví dụ mất khoảng 40 giây) nhưng vẫn có thể hiểu sai câu văn mơ hồ. Với bản Word mẫu, AI gộp đoạn “Đời thứ tư và thứ năm” nên đếm được 5 đời thay vì 6. Màn xem trước ghi rõ đời và quan hệ của từng người, hãy đọc lướt một lượt và sửa trước khi lưu.
Cách 3: Tạo thủ công và thêm từng thành viên
Nếu dòng họ chưa có tư liệu số, chọn Tạo thủ công, nhập tên gia phả, người tạo và địa chỉ rồi lưu. Ứng dụng tạo sẵn một thành viên gốc ở đời 1; từ đó bạn thêm dần:
- Mở Cây Phả Hệ. Dưới mỗi ô có nút + để thêm con, bên cạnh có nút thêm vợ/chồng, nút sao chép và nút xoá.
- Hoặc mở Phả Hệ (danh sách theo đời) và bấm Thêm thành viên ở góc dưới.
Kiểm tra và hoàn thiện cây sau khi nhập
Xem trang thông tin của từng người
Bấm vào một ô trên cây để mở trang thông tin thành viên. Phần đầu là chân dung, số vợ/chồng, số con, số cháu và số ảnh tư liệu. Bên dưới là thông tin cá nhân (giới tính, năm sinh – mất, ngày giỗ âm lịch, nguyên quán, nghề nghiệp, hôn nhân), tiểu sử và danh sách quan hệ: cha mẹ, vợ chồng, các con xếp theo thứ tự. Bấm vào tên người thân để chuyển sang trang của người đó.
Sửa thông tin, quan hệ và thêm ảnh tư liệu
Bấm Chỉnh sửa thông tin. Trang sửa có 3 tab dùng chung một nút Lưu, đổi tab không mất phần đang nhập:
- Cá nhân: ảnh đại diện, vai vế hiển thị trên phả đồ, nhân thân, quê quán, tiểu sử. Mục Mất & thờ cúng có nút chọn Còn sống / Đã mất; chọn Đã mất mới hiện ngày mất, ngày giỗ âm lịch, hưởng thọ, nơi thờ cúng, người phụ trách cúng giỗ và mộ táng.
- Quan hệ: sơ đồ “Vị trí trong phả” cho thấy người này nằm giữa cha mẹ và các con; từng thẻ quan hệ có menu để đổi cha, thêm mẹ, sắp thứ tự con. Mọi thay đổi quan hệ đều có hộp xác nhận nêu rõ ảnh hưởng tới phả đồ trước khi lưu.
- Ảnh tư liệu: tải nhiều ảnh một lúc (JPG, PNG, HEIC, tối đa 5MB mỗi ảnh, 10 ảnh mỗi người), bấm ngôi sao để đặt ảnh đại diện.
Rà soát bằng danh sách Phả Hệ theo đời
Mở Phả Hệ để xem danh sách thành viên theo từng đời. Cột bên trái cho biết mỗi đời có bao nhiêu nam, nữ và tổng số người; ô tìm kiếm nhận tên, năm sinh hoặc chi họ. Nếu có người chưa nối được về gốc (chưa xác định cha), mục Chưa khớp cây sẽ hiện ra để bạn gắn cha ngay tại chỗ. Biểu tượng Xuất dữ liệu ở góc trên dùng để xuất cả cây ra Excel.
Câu hỏi thường gặp
Nhập nhầm rồi có sửa được không?
Được. Ở màn xem trước bạn sửa hoặc bỏ từng người trước khi lưu. Sau khi lưu, mở trang thông tin thành viên để sửa, hoặc xuất cây ra Excel, chỉnh lại rồi nhập thành cây mới.
Dòng họ có hơn 200 người thì nhập thế nào?
Với file Excel mẫu không có giới hạn 200 người. Giới hạn này chỉ áp dụng cho cách dùng AI: hãy tách tệp theo từng chi, tạo mỗi chi một gia phả, sau đó dùng tính năng Nhánh để liên kết về cây gốc.
Lập gia phả trên Phả Tuệ có mất phí không?
Lập gia phả, nhập từ Excel, tạo bằng AI và thêm thành viên đều miễn phí, không giới hạn số thành viên. Tài khoản thường tạo tối đa 3 gia phả; các tính năng nâng cao như xuất phả đồ khổ lớn được mô tả ở trang Bảng giá.
Người ngoài có xem được gia phả của tôi không?
Không. Gia phả là dữ liệu riêng tư, chỉ những tài khoản được chủ gia phả cấp quyền mới xem hoặc sửa được. Cách mời người thân và phân quyền được hướng dẫn trong bài Chia sẻ gia phả và phân quyền cho người thân.
Bước tiếp theo sau khi đã có cây
- Tạo Tác Phả Đồ: thiết kế phả đồ dòng họ để in treo nhà thờ họ
- Chia sẻ gia phả và phân quyền Biên tập viên cho người thân
- Quản lý tài sản dòng họ: sổ quỹ, chiến dịch đóng góp, hiện vật
- Lịch giỗ, sự kiện dòng họ và xem ngày tốt xấu
Bắt đầu dựng cây gia phả của dòng họ bạn ngay trên trình duyệt tại app.phatue.vn, hoặc tải ứng dụng Gia Phả 4.0 trên App Store, Google Play.